Déclaration sur la protection des données de la caisse de pension

Afin de fournir nos prestations et remplir nos obligations légales et contractuelles ainsi que pour mener nos activités commerciales, nous collectons et traitons des données personnelles vous concernant. Nous traitons ces données personnelles aux fins suivantes:

Fourniture de prestations et autres fins internes

Dans le but de fournir nos prestations et d’exécuter les obligations légales et contractuelles qui nous incombent en tant que caisse de pension (p. ex. pour identifier les bénéficiaires, enquêter sur des infractions à la loi ou les prévenir), nous gérons vos données de base, vous inscrivons à nos prestations ou vous en désinscrivons conformément aux instructions de votre employeur, calculons les cotisations de votre employeur, vérifions le questionnaire de santé que vous avez rempli, versons des prestations et gérons avec vous votre plan d’épargne.

En outre, nous traitons des données personnelles afin d’améliorer et de développer nos prestations. Nous pouvons traiter des données personnelles dans le cadre d’évaluations et d’audits internationaux; dans la mesure du possible, les données personnelles concernées sont anonymisées à cet effet.

Aux fins susmentionnées, nous collectons et enregistrons les données personnelles suivantes:

• données de base (p. ex. nom, adresse, numéro de téléphone, adresse électronique, sexe, date de naissance, état civil, profession);

• données commerciales (p. ex. salaires, données sur l’emploi, données salariales, anciens employeurs et caisses de pension);

• données de paiement (p. ex. coordonnées bancaires, rappels, factures, encaissements, prestations effectuées);

• données en lien avec les assurances sociales;

• données relatives au contrat (par ex. décomptes de prestations, données provenant d’offres et de demandes, données issues du questionnaire de santé et de rapports médicaux, clarifications sur l’arrière-plan économique et les ayants droit économiques, informations sur les comptes de caisse de pension et de libre passage, processus selon l’inscription ou la désinscription de prestations, données en lien avec des cas de prestations)

• Données de communication

En ce qui concerne les employeurs affiliés à la Caisse de pension Valora, nous traitons notamment le nom et les coordonnées des personnes compétentes.

myVPK

Dans le cadre de nos prestations, nous proposons aux bénéficiaires et aux employeurs une plateforme centrale: «myVPK». Vous trouverez des informations sur le traitement des données sur myVPK à l'adresse suivante:

https://www.valora.com/media/pk/infocenter/downloads/fr/politique_confidentialite_myvpk_fr.pdf.

Gestion interne

Nous traitons les données personnelles susmentionnées à des fins de gestion interne, telles que l’archivage de documents, le respect d’obligations légales de conservation, des fins fiscales, la facturation et la comptabilité. En outre, les données personnelles susmentionnées sont traitées notamment à des fins d’évaluation des risques, de prévention des abus, d’enquêtes internes et externes et de procédures juridiques.

Gestion des partenaires commerciaux

Afin de gérer nos partenaires commerciaux, nous avons notamment traité des données personnelles de base et des données de contact (p. ex. nom, adresse, numéro de téléphone, adresse électronique, position).

Formulaire de contact et e-mails

Vous pouvez utiliser un formulaire de contact (s’il est fourni) pour poser des questions à notre sujet ou au sujet de nos prestations. Lors de l’utilisation du formulaire de contact, nous vous demandons des données personnelles telles que nom, adresse, adresse e-mail, et le message que vous souhaitez nous transmettre. Vous pouvez aussi nous contacter directement par e-mail si nous avons indiqué une adresse e-mail précise. Nous pouvons utiliser ces informations dans notre intérêt légitime pour prendre contact avec vous ou répondre à votre message.

Vos données personnelles nous sont en principe fournies par votre employeur et vous-même. Si nécessaire aux fins susmentionnées, certaines données personnelles sont collectées à partir de registres accessibles au public ou d’autres services.

Aucune décision automatisée n’est prise et aucun profil de la personnalité n’est établi.

Nous pouvons rendre vos données personnelles accessibles aux catégories suivantes de destinataires, dans les buts suivants:

• à nos prestataires et aux sociétés du Groupe Valora en Suisse (voir détails sur www.valora.com/de/brands), par exemple pour la comptabilité, la facturation, la fourniture de prestations, les télécommunications et l’informatique, les renseignements sur les crédits, le conseil, la révision;

• aux employeurs affiliés pour remplir nos obligations contractuelles et légales;

• lorsque vous nous en faites la demande expresse;

• lorsque cette divulgation est nécessaire pour donner suite à une décision judiciaire d’un tribunal ou respecter une obligation légale ou administrative (p. ex. à votre employeur, aux autorités et offices compétents, aux caisses de compensation et autres assurances sociales); ou

• si la transmission de ces données personnelles a lieu dans le contexte de l’aliénation, de la dissolution ou de toute autre restructuration envisagée de notre organisation, de parties de notre organisation ou du patrimoine de notre organisation.

Nos prestataires et les sociétés du Groupe Valora en Suisse ont l’obligation contractuelle de ne traiter des données personnelles que sur mandat de notre part et conformément à nos directives. En outre, nous les astreignons à respecter des mesures techniques et organisationnelles de protection et de sécurité des données personnelles. Nos prestataires et les sociétés du Groupe Valora en Suisse n’utiliseront les données personnelles que dans le but convenu et s’abstiendront de les vendre à des tiers ou de les commercialiser d’une autre manière.

En principe, vos données personnelles sont traitées et enregistrées en Suisse. En outre, vos données personnelles ne sont communiquées qu’à notre prestataire d’hébergement en Allemagne et sont enregistrées uniquement dans ce même pays. Il n’y a pas d’autres communications de vos données aux fins de la présente Déclaration sur la protection des données.

Pour garantir la sécurité et la confidentialité des données personnelles saisies, nous utilisons des réseaux de données qui sont notamment protégés par les pare-feux et les mots de passe usuels dans la branche. Dans le cadre de la gestion de vos données personnelles, nous prenons des mesures adéquates pour protéger ces données personnelles contre la perte, les abus, les accès non autorisés, la divulgation, la modification ou la destruction.

En principe, nous ne traitons vos données personnelles que le temps nécessaire à la réalisation du but du traitement, à moins qu’elles ne soient soumises à des droits ou obligations légaux de conservation. Une fois le but réalisé, vos données personnelles sont en principe supprimées.

Concrètement, cela signifie par exemple ceci:

• Les données personnelles vous concernant que nous traitons dans le cadre de nos prestations sont traitées pendant la durée de l’assurance des bénéficiaires ou de l’affiliation de l’employeur. Elles sont ensuite conservées pendant dix ans pour remplir nos obligations légales de conservation.

• Les données personnelles que vous fournissez dans le cadre de votre inscription sur myVPK restent enregistrées pendant la durée d’existence de votre compte. Une fois le compte supprimé, vos données personnelles sont conservées pendant deux ans.

Vous pouvez exercer les droits suivants en relation avec vos données personnelles:

• Si vous avez consenti au traitement de vos données personnelles, vous pouvez révoquer votre consentement à tout moment.

• Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles si nous n’avons aucun motif justificatif pour poursuivre le traitement (p. ex. obligation légale, exécution du contrat ou autre intérêt légitime de notre part).

• Vous avez le droit de savoir si nous traitons vos données personnelles, d’obtenir des renseignements sur certains aspects du traitement et, dans certaines circonstances, d’obtenir une copie des données.

• Vous avez le droit de vérifier l’exactitude de vos données personnelles et d’en exiger la mise à jour ou la rectification.

• Dans certaines circonstances, vous avez le droit d’exiger la suppression de vos données personnelles.

• Dans certaines circonstances, vous avez le droit de limiter le traitement de vos données personnelles.

• Dans certaines circonstances, vous avez le droit de recevoir vos données personnelles dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine et, si cela est techniquement possible, de les faire transmettre librement à un autre responsable du traitement.

Si vous estimez que nous traitons vos données personnelles de manière illicite ou que nous avons violé vos droits selon la législation en vigueur en matière de protection des données, vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente. En Suisse, il s’agit du Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence. Pour faire usage de vos droits ou si vous avez d’autres questions ou incertitudes, veuillez vous adresser à notre délégué à la protection des données (vous trouverez ses coordonnées au premier paragraphe de la présente Déclaration sur la protection des données).

Nous vérifions régulièrement notre Déclaration sur la protection des données et pouvons la modifier à tout moment. Nous vous communiquerons de manière appropriée les modifications de notre Déclaration sur la protection des données.