GROUPE VALORA – DÉCLARATION SUR LA PROTECTION DES DONNÉES POUR PARTENAIRES COMMERCIAUX

Nous pouvons recueillir des informations sur vous de diverses manières:

• Vous pouvez nous fournir les informations vous-mêmes (par ex. en prenant contact avec nous par e-mail ou par téléphone, par l’envoi d’un formulaire ou la participation à une enquête, par la signature d’un contrat ou la visite de nos locaux commerciaux).
• Nous pouvons obtenir vos données par l’intermédiaire de tiers, y compris de votre employeur et de sources accessibles au public (par ex. site Internet de votre employeur, recherches sur Internet ou plateformes professionnelles de médias sociaux).
• Nous pouvons saisir des informations automatiquement (par ex. lorsque vous accédez à un système Valora, ou par enregistrement vidéo (CCTV) et établissement de procès-verbaux d'accès).

Nous pouvons saisir différents types de données à caractère personnel vous concernant:

• informations nécessaires pour la gestion de notre relation d'affaires avec vous, votre employeur ou votre représentant, ainsi que pour prendre contact avec vous, y compris des informations sur les nouveautés, les opérations publicitaires et les événements (par ex. votre nom, votre position, vos coordonnées);
• informations nécessaires pour exécuter nos obligations contractuelles, y compris le paiement de produits, services et frais (par ex. relation bancaire, décomptes de commissions);
• informations nécessaires pour vous vendre nos produits et vous fournir des services liés à la distribution, y compris l’exécution de vos commandes et le traitement de vos paiements (par ex. données de facturation, commandes);
• informations nécessaires pour vérifier les indications que vous fournissez, notamment dans le but de remplir nos obligations légales, y compris la réalisation d'examens «know your supplier» (par ex. une pièce d’identité pour vérifier votre identité, un extrait du registre du commerce pour vérifier votre pouvoir d’agir au nom de votre employeur);
• informations nécessaires pour votre enregistrement sur un site Internet, dans un outil ou un système de Valora (par ex. adresse électronique, mot de passe), ainsi que les procès-verbaux de ce site Internet, de cet outil ou de ce système à des fins de sécurité des informations;
• données de vidéosurveillance et enregistrements de visiteurs lorsque vous visitez nos bureaux, magasins ou ateliers de fabrication, afin de garantir la sécurité de nos collaborateurs, de nos partenaires commerciaux et de notre propriété.

Lorsque nous traitons vos données à caractère personnel, nous nous fondons toujours sur une base légale déterminée. Selon la finalité du traitement, l’une des bases légales suivantes s’applique:

• l’observation d’une obligation légale à laquelle nous sommes soumis (par ex. obligations d’établir un bilan en matière fiscale et de gestion d’entreprise, obligations de communiquer légales et réglementaires, conservation des contrats et des documents y afférents);
• l’exécution d’un contrat auquel vous êtes partie (par ex. exécution de paiements, gestion de données de base);
• un intérêt légitime de Valora ou d’un tiers, dans la mesure où vous n’avez pas un intérêt prépondérant à ce que les données ne soient pas traitées à cette fin (par ex. vidéo-surveillance CCTV, contrôles d'accès et procès-verbal pour les systèmes Valora);
• si aucun des points ci-dessus ne trouve application, nous obtiendrons votre consentent avant le traitement de vos données personnelles.

Si nécessaire, nous pouvons transmettre vos données à caractère personnel à des tiers:

• Nous pouvons transmettre certaines de vos données à d'autres entreprises du groupe Valora, si cela est nécessaire pour atteindre les différentes finalités de traitement. Le groupe Valora dispose au niveau interne du groupe d’un contrat de transfert de données et de traitement, qui régit la transmission et le traitement de vos données à caractère personnel.
• Si un sous-traitant (par ex. fournisseur SaaS, prestataire de services logistiques) ou un tiers (par ex. prestataire de services de paiement, conseiller professionnel) fournit des produits ou des services à Valora, celui-ci peut éventuellement accéder à vos données. Nous avons conclu avec les mandataires des contrats de sous-traitance de données, respectivement – si nécessaire – des clauses correspondantes pour l’échange de données avec des tiers.
• Si nous obtenons une demande de communication licite, nous pouvons également transmettre vos données à caractère personnel à un tribunal ou à une autorité (par ex. autorité de poursuite pénale).
• Si nous sommes impliqués dans un regroupement d’entreprises (fusion), une entreprise commune (joint venture), une acquisition ou une vente de parts sociales ou d’actifs, nous pouvons transférer vos données, le cas échéant, à l’autre partie à la transaction.

Si le transfert de vos données est nécessaire dans un pays dont les lois nationales ne prévoient pas un niveau adéquat de protection des données, nous appliquons des garanties appropriées: soit nous concluons des clauses contractuelles types reconnues avec le destinataire, soit celui-ci peut prouver qu’il est auto-certifié dans le cadre du Privacy Shield (CH-US).

Valora ne conserve vos données à caractère personnel qu’aussi longtemps que cela est nécessaire pour atteindre les finalités pour lesquelles celles-ci ont été recueillies. Nous effacerons ensuite les données. Veuillez prendre note que nous sommes tenus par la loi de conserver certaines informations concernant notre entreprise (par ex. à des fins fiscales et comptables).

• Livres: nous enregistrons les factures, les ventes, les achats, les paiements versés et obtenus et conservons tous les documents y afférents (par ex. contrats, correspondances) pendant dix ans.
• Enregistrements de visiteurs et procès-verbaux d’audits de système: lorsque vous visitez nos locaux commerciaux ou nos ateliers de fabrication, ou accédez à des systèmes Valora, nous pouvons garder les fichiers de procès-verbaux plusieurs mois.
• CCTV: les enregistrements de systèmes de vidéosurveillance ne sont d’ordinaire conservés que quelques jours, à moins qu’un incident nécessitant un examen plus approfondi ait été constaté. Dans de tels cas, les enregistrements vidéo sont conservés jusqu’à ce que l’enquête soit close.

Si vous avez des questions concernant la présente déclaration sur la protection des données, si vous souhaitez exercer votre droit d'accès à vos données ou votre droit à la portabilité de celles-ci, si vous vous opposez au traitement de vos données ou souhaitez faire limiter celui-ci, ou si vous souhaitez faire corriger ou effacer vos données, vous pouvez vous adresser au délégué à la protection des données de Valora en envoyant un e-mail à dataprivacy@valora.com.

Nous nous réservons le droit de modifier à tout moment la présente déclaration sur la protection des données. Veuillez dès lors visiter régulièrement ce site Internet.